¿Qué es un RFP de un sistema MES?

RFP son las siglas de Request for Proposal, solicitud de propuesta. Es el documento en el que la planta describe su proyecto de MES (objetivos, alcance, máquinas, integraciones y condiciones) para que la empresa implantadora pueda responder con una propuesta concreta.

¿Qué debe incluir el pliego de implantación de un MES?

Como mínimo, los objetivos del proyecto, el alcance funcional, el inventario de máquinas y controladores, las integraciones con el ERP y otros sistemas, los datos que se quieren registrar, los usuarios, la validación si el sector la exige, la formación, el soporte y el modelo de licencias. Cuanto más concreto sea, más ajustada llega la propuesta.

¿Hace falta un consultor para redactar el pliego?

No es imprescindible. Una planta con un responsable de operaciones, uno de IT y uno de calidad puede redactar un buen pliego si parte de los problemas reales y del inventario de máquinas. En proyectos grandes o regulados, algunas plantas prefieren apoyarse en un consultor independiente.

¿Cuánto se tarda en implantar un sistema MES?

Depende del número de líneas y máquinas, de su antigüedad, de las integraciones y de si hay validación, como ocurre en farma. No hay un plazo estándar válido para todas las plantas. La propuesta de la empresa implantadora debe detallar el calendario de cada fase para tu caso.

Cómo preparar el pliego (RFP) de un sistema MES

El pliego de un sistema MES (en inglés, RFP o Request for Proposal) es el documento en el que la planta describe su proyecto para que la empresa implantadora pueda responder con una propuesta concreta. Recoge qué problema se quiere resolver, qué máquinas y sistemas entran, qué datos se necesitan y en qué condiciones se implanta y se mantiene el software.

Un buen pliego no es largo, es preciso. Sirve para que la propuesta que recibes responda a tu planta y no a una planta genérica, y para que dentro de unos meses todos recuerden qué se acordó. Un pliego vago produce una propuesta vaga, y las diferencias aparecen cuando el proyecto ya ha empezado.

Un buen pliego fija el contenido que no debe faltar, las fases que conviene pedir por escrito y las preguntas que merece la pena hacer a la empresa implantadora antes de decidir.

Qué es el pliego de un sistema MES y para qué sirve

Un MES es un proyecto, no una licencia. Dos plantas del mismo tamaño y sector pueden necesitar proyectos muy distintos según cómo sean sus máquinas, su ERP y su forma de trabajar. Por eso la implantación de un sistema MES no se compra por catálogo: se describe.

El pliego cumple tres funciones:

Ordena la decisión interna. Obliga a producción, IT y calidad a ponerse de acuerdo en qué se quiere conseguir antes de hablar de software.
Da a la empresa implantadora lo que necesita para dimensionar. Sin inventario de máquinas ni integraciones, cualquier cifra es una suposición.
Sirve de referencia durante el proyecto. Cuando surge la duda de si algo estaba incluido, el pliego y la propuesta son el punto de partida.

El estándar ISA-95 (IEC 62264), que es voluntario, ayuda a delimitar el alcance: sitúa el MES en el nivel 3, entre el ERP y el control de las máquinas, y describe las actividades de gestión de operaciones. No hace falta dominarlo para redactar un pliego, pero usar su vocabulario evita malentendidos sobre qué hace cada sistema. Lo explica el artículo sobre los niveles de ISA-95.

Antes de redactar: los objetivos de la implantación

El error más común es empezar el pliego por las funciones del software. Funciona mejor empezar por las preguntas que hoy no puedes contestar. Por ejemplo, en una planta de inyección ilustrativa, con máquinas de varias generaciones y el OEE en una hoja de cálculo, los objetivos podrían ser:

Saber el OEE real de cada máquina y turno sin transcribir partes.
Registrar cada parada con su causa y su duración.
Reconstruir la genealogía de un lote cuando un cliente reclama.
Que el ERP reciba lo fabricado y los consumos sin copiarlos a mano.

Cada objetivo tiene que poder comprobarse al final del piloto. «Mejorar la eficiencia» no se puede comprobar; «ver en pantalla el estado de las máquinas de la línea 2 y el motivo de cada parada» sí. No hace falta poner cifras de mejora en el pliego: lo importante es que el criterio de éxito esté escrito.

Ordena los objetivos por prioridad. Casi ningún proyecto arranca con todo a la vez, y la prioridad decide qué entra en el piloto y qué queda para fases posteriores.

Requisitos de un sistema MES: checklist del pliego

Esta es la estructura básica. No todos los apartados pesan igual en todas las plantas, pero ninguno debería quedar en blanco.

Apartado	Qué describir	Por qué importa
Alcance funcional	Qué funciones entran: control de producción, OEE, trazabilidad, calidad, EBR	Define qué se implanta y qué no
Máquinas	Inventario con marca, año, controlador y si tiene comunicación	Decide cómo se capta el dato en cada una
Integraciones	ERP y versión, SCADA, básculas, visión, etiquetadoras	Suele ser la parte técnica más delicada
Datos	Qué se registra, con qué detalle y durante cuánto tiempo se conserva	Evita capturar de menos o guardar sin criterio
Usuarios	Perfiles, turnos, puestos manuales y quién consulta qué	Condiciona pantallas, terminales y permisos
Validación	Si el sector exige validar el sistema y con qué referencia	Cambia el volumen de documentación y pruebas
Formación	A quién se forma, en qué momento y con qué material	Sin ella el sistema no se usa en planta
Soporte	Horario, canales, tiempos de respuesta que se piden y mantenimiento	Lo que pasa después de la puesta en marcha
Licencias	En planta o en la nube, por usuario, por máquina o por planta	Afecta al coste total y a la salida del proveedor

Máquinas y datos

Es el apartado que más cambia una propuesta. Una foto de la placa de cada máquina y una nota de cómo se registra hoy su producción ahorran visitas y malentendidos. Si tienes máquinas sin comunicación, dilo: se conectan con pasarelas o sensores, y la forma de hacerlo se explica en el artículo sobre IIoT industrial.

Integraciones con el ERP

Indica qué debe bajar del ERP (órdenes, listas de materiales, rutas) y qué debe volver (producción, consumos, tiempos, mermas). Nombra la versión del ERP y quién es su partner, porque la integración tiene dos lados. Los detalles de qué cruza en cada sentido están en la página de integración MES-ERP.

Validación en sectores regulados

En farma, la validación del sistema informatizado es responsabilidad del fabricante regulado, apoyado por la empresa implantadora o por una consultora. La referencia habitual es la guía GAMP 5 (2.ª edición, ISPE, 2022) y el Anexo 11 de las GMP de la UE, cuya versión vigente es la de 2011. Si exportas a Estados Unidos productos bajo jurisdicción de la FDA, añade 21 CFR Part 11. El pliego debe dejar claro qué documentación de validación se espera del proveedor. Lo desarrolla el artículo sobre GAMP 5 y la validación de un MES.

Fases de implantación de un MES que conviene pedir por escrito

La implantación suele seguir cuatro fases. El pliego no las diseña, pero sí debe pedir que la propuesta las detalle con entregables y criterios de aceptación.

Análisis. Recorrido de planta, revisión de procesos, inventario de máquinas y definición de integraciones. Pide que su resultado sea un documento que la planta revisa y aprueba antes de configurar nada.
Piloto. El sistema funciona en una línea real. Pide que la propuesta diga qué línea, qué funciones entran y con qué criterio se da por aceptado.
Despliegue. Extensión al resto de líneas con lo aprendido en el piloto. Pide el orden previsto y qué se hace si una línea tiene máquinas que no se pudieron conectar como estaba previsto.
Mejora continua. Nuevas funciones, informes y ajustes cuando los datos ya son fiables. Pide cómo se gestionan los cambios y cómo se presupuestan.

El calendario de cada fase depende de tu planta, y es la propuesta la que debe concretarlo.

Qué preguntar a un implantador de MES antes de decidir

La propuesta que recibes responde al pliego. Estas preguntas ayudan a leerla con criterio técnico:

¿Ha implantado en plantas de tu sector? Un MES para alimentación y uno para mecanizado comparten poco más que el nombre.
¿Conoce tu ERP? Pregunta cómo se hace la integración y quién se ocupa de cada lado.
¿Cómo conectará tus máquinas más antiguas? La respuesta debe ser máquina a máquina, no genérica.
¿Quién hace qué? Qué parte hace el fabricante del software, cuál el partner implantador y cuál el integrador de máquinas, si son empresas distintas.
¿Qué pasa si el piloto no cumple los criterios? Debe haber una respuesta escrita antes de empezar.
¿Qué incluye el soporte y qué no? Horarios, actualizaciones, cambios de versión del ERP.
¿Cómo recuperas tus datos si cambias de proveedor? Especialmente importante si el sistema está en la nube.
¿Cómo se tiene en cuenta la seguridad de las redes OT? Es un requisito del proyecto aunque su diseño detallado corresponda a especialistas en ciberseguridad industrial.

Errores frecuentes en el pliego de un sistema MES

Copiar la lista de funciones de un folleto. El pliego acaba pidiendo cosas que nadie va a usar y olvida las que la planta necesita.
Olvidar al operario. Si declarar una parada cuesta varios pasos, dejará de hacerse. Pide que la propuesta describa cómo trabaja el puesto.
Dejar la integración con el ERP para después. Es la parte que más condiciona el alcance.
No definir los motivos de parada. Sin una lista cerrada de causas, los datos no se pueden explotar.
Querer toda la planta en el arranque. Un piloto bien elegido reduce el riesgo del proyecto entero.

Del pliego a la propuesta

Si tienes el pliego escrito, ya tienes la parte más difícil hecha. Si no, el formulario de la portada recoge lo esencial (sector, líneas, máquinas, ERP y alcance) y sirve de primer borrador. Para ver qué funciones puede cubrir el proyecto según el problema y el sector, repasa los casos de uso del software MES.

Mesindar no desarrolla ni implanta software: traslada tu solicitud a una empresa especializada, que es quien analiza el proyecto y te envía su propuesta.