Trazabilidad alimentaria: requisitos y automatización

La trazabilidad alimentaria es la capacidad de seguir un alimento, sus ingredientes y sus envases a lo largo de todas las etapas de producción, transformación y distribución. En la práctica, cada empresa debe saber de quién recibe cada producto y a quién lo entrega: un paso atrás y un paso adelante, como exige el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002.

Lo que la ley no exige expresamente es la trazabilidad interna: saber qué lote de cada ingrediente acabó en qué lote de producto terminado. Tampoco obliga a usar un software concreto. Sin embargo, esa trazabilidad interna es la que decide cuánto producto hay que retirar cuando algo falla, y es la que examinan en sus auditorías los esquemas privados que pide la distribución, como IFS Food y BRCGS.

Conviene separar lo que obliga por ley de lo que exige el cliente, definir bien el lote y elegir cómo llevar la trazabilidad de lotes, del papel a un sistema en planta.

Un paso atrás y un paso adelante: lo que exige el artículo 18

El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 es la norma general de trazabilidad alimentaria en la Unión Europea. Se aplica a todos los operadores de empresas alimentarias y de piensos, en todas las etapas, y pide tres cosas:

• Un paso atrás. Poder identificar a cualquier empresa o persona que te haya suministrado un alimento, un ingrediente o cualquier sustancia destinada a incorporarse a un alimento.
• Un paso adelante. Poder identificar a las empresas a las que has suministrado tus productos.
• Sistemas y procedimientos. Tener organizada esa información para ponerla a disposición de la autoridad competente cuando la solicite.

El artículo no habla de lotes internos, de órdenes de fabricación ni de software. Una empresa que registra con rigor proveedores y clientes cumple la letra del artículo aunque no sepa qué lote de harina entró en cada hornada.

Para los alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta la información mínima que hay que registrar y transmitir: descripción del alimento, volumen o cantidad, operadores que lo expiden y lo reciben, fecha de expedición y referencia del lote cuando proceda, con actualización diaria. Su ámbito se limita a esos alimentos; no se aplica al resto de la industria alimentaria.

Los tres tramos de la trazabilidad de lotes

Entre el paso atrás y el paso adelante está la planta. Por eso se suele hablar de tres tramos:

Tramo	Pregunta que responde	Qué dato hace falta	Dónde suele registrarse
Hacia atrás	¿De quién recibí este lote de materia prima o envase?	Proveedor, lote del proveedor, fecha de recepción	Recepción, ERP
Interna o de proceso	¿Qué lotes de entrada acabaron en este lote de producto?	Consumos por lote en cada orden, mezclas, reprocesos	Planta: partes, terminales, sistema MES
Hacia delante	¿A qué clientes fue este lote de producto terminado?	Lote, cantidad, cliente, fecha de expedición	Expedición, ERP, SGA

Los tramos primero y tercero suelen estar razonablemente cubiertos, porque los generan las compras y las ventas. El tramo interno es el más frágil: depende de lo que se anote en la línea, en mitad del turno, cuando cambia un lote de ingrediente o cuando un producto se reprocesa.

IFS Food y BRCGS: por qué la distribución pide más que la ley

IFS Food, en su versión 8, y el BRCGS Global Standard Food Safety, en su Issue 9, son las versiones vigentes de los dos esquemas de certificación que más se piden en la industria alimentaria española. No son leyes: son esquemas privados que los clientes, sobre todo la gran distribución, exigen por contrato a sus proveedores.

Los dos incluyen requisitos de trazabilidad que van más allá del artículo 18. Piden un sistema que funcione de extremo a extremo y que se pueda demostrar, con pruebas de trazabilidad periódicas. En una auditoría, el auditor elige un lote y pide reconstruir su historia hacia atrás y hacia delante, pasando por dentro de la planta.

Para quien fabrica marca de distribución o vende a cadenas, la trazabilidad interna es un requisito de negocio aunque la ley no la imponga.

Qué es un lote y cómo se define en una planta alimentaria

Toda la trazabilidad descansa en una decisión previa: qué se considera un lote. La ley no fija su tamaño. Lo decide cada empresa, y esa decisión tiene consecuencias directas.

Las definiciones más habituales son estas:

• Por orden de fabricación. Cada orden genera un lote. Es la más fácil de ligar a los consumos.
• Por turno o por día. Todo lo producido en una línea en ese periodo. Sencilla de etiquetar, pero con lotes grandes.
• Por amasada, cuba o depósito. Habitual en panadería, lácteos, bebidas y productos de proceso. El lote nace en el depósito y se reparte después en el envasado.
• Por cambio de ingrediente. El lote se corta cada vez que entra un lote nuevo de un ingrediente principal. Da lotes pequeños y exige más registros.

La regla práctica es sencilla: cuanto más pequeño es el lote, más acotada queda una retirada y más datos hay que registrar en la línea. Un lote por día es cómodo hasta que un ingrediente da problemas y obliga a retirar la producción completa de esa jornada.

Los ingredientes a granel complican la definición. Un silo mezcla descargas de varios lotes de proveedor, y la planta necesita una regla para asignar esos lotes a las órdenes que consumen del silo. Es una de las primeras cosas que conviene resolver al diseñar el sistema de trazabilidad.

Una alerta de proveedor, paso a paso

Un ejemplo ilustrativo, con datos inventados, muestra por qué el tramo interno es el que manda. Una panadería industrial con tres líneas recibe un aviso de su proveedor: un lote concreto de harina puede contener un alérgeno no declarado.

Con trazabilidad interna en papel. La planta sabe por el albarán cuándo llegó ese lote de harina. No sabe con certeza en qué amasadas se usó, porque el cambio de lote en la tolva no siempre se anotó. Para no arriesgar, bloquea y retira toda la producción de las tres líneas durante los días en que ese lote pudo estar en uso.

Con trazabilidad interna registrada en el puesto. Cada cambio de lote de harina se escaneó al cargar la tolva. La consulta devuelve las órdenes exactas que lo consumieron y los lotes de producto terminado que salieron de ellas. La planta retira esos lotes y conoce, por las expediciones, a qué clientes fueron.

La ley se cumple en los dos casos. La diferencia está en la cantidad de producto que se retira y en el tiempo que se tarda en dar una respuesta al cliente y a la autoridad.

Del papel al sistema de trazabilidad: cuatro formas de llevarla

No hay una única forma correcta. Cada método encaja con un volumen y un nivel de exigencia distintos:

Método	Encaja cuando	Límite habitual
Papel y albaranes	Pocas referencias, pocos lotes, sin exigencias de cliente	Reconstruir un lote exige buscar y cruzar documentos a mano
Hoja de cálculo	Volumen moderado y una persona dedicada a mantenerla	Depende de que se rellene a tiempo y sin errores; se rompe en los reprocesos
ERP con gestión de lotes	Compras y ventas ya se llevan por lote	Registra la entrada y la salida, pero rara vez lo que pasa en la línea
Sistema en planta (MES)	Muchos lotes, alérgenos, auditorías IFS o BRCGS, clientes exigentes	Es un proyecto: hay que definir lotes, puestos de captura e integraciones

El ERP y el sistema MES no se excluyen. El ERP cubre el paso atrás y el paso adelante, y el MES registra en el puesto el tramo interno, con los consumos por lote, las limpiezas y los controles. Cómo se reparten el trabajo se explica en diferencias entre MES, ERP y SCADA.

Cuándo el papel deja de bastar para la trazabilidad

Un software de trazabilidad alimentaria integrado en planta tiene sentido cuando el método actual empieza a dejar huecos o a costar demasiado tiempo. Estas son las situaciones más frecuentes:

• La prueba de trazabilidad de la auditoría obliga a varias personas a buscar partes y albaranes durante horas.
• Hay alérgenos en la planta y los cambios de producto dependen de que alguien recuerde la limpieza.
• Los reprocesos se reincorporan a otras órdenes sin un lote propio.
• Un cliente ha pedido acotar mejor los lotes o reducir el tiempo de respuesta ante una incidencia.
• La planta ha crecido en líneas o en referencias y el registro en papel ya no da abasto.

Si tu planta es alimentaria, la página de sistema MES para alimentación y bebidas detalla qué registra un sistema así en la línea, con alérgenos, limpiezas, pesaje y reprocesos. Para la lógica general de la genealogía de lote y serie en cualquier sector, consulta trazabilidad de la producción. Y si vas a pedir un proyecto, ayuda llevar el alcance por escrito, como se explica en cómo preparar el pliego de un sistema MES.

Mesindar no desarrolla, vende ni implanta software, ni certifica a ninguna planta. Traslada tu solicitud a una empresa especializada, que emite y ejecuta su propuesta.